Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Wykonanie usługi obsługi konferencji, obejmującej usługę hotelową, gastronomiczną, cateringową oraz organizację uroczystego bankietu.

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: UNIWERSYTET PRZYRODNICZY W LUBLINIE

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001896

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: ul. Akademicka 13

1.5.2.) Miejscowość: Lublin

1.5.3.) Kod pocztowy: 20-950

1.5.4.) Województwo: lubelskie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL814 - Lubelski

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: zamowienia@up.lublin.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://up.lublin.pl/

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Wykonanie usługi obsługi konferencji, obejmującej usługę hotelową, gastronomiczną, cateringową oraz organizację uroczystego bankietu.

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-016d702b-f9b8-11eb-b885-f28f91688073

2.5.) Numer ogłoszenia: 2021/BZP 00145093

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2021-08-11

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2021/BZP 00026902/03/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.3.24 Obsługa konferencji (catering, noclegi, posiłki, organizacja bankietu)

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Nie

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://uplublin.eb2b.com.pl

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim na Elektronicznej Platformie pod adresem https://uplublin.eb2b.com.pl/ (dalej jako „Platforma zakupowa”, „Platforma” lub „System”), pod nazwą postępowania wskazaną w tytule SWZ i pod numerem postępowania EZ-p/TP/17/2021.
2. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej zgodnie z art. 61 ustawy Pzp. Oferta, oświadczenie o którym mowa w art. 125 ust.1 ustawy Pzp, składa się pod rygorem nieważności w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym przez osobę/osoby upoważnione. 10. Zalecenia Zamawiającego odnośnie podpisu elektronicznego:
a) odnośnie kwalifikowanego podpisu elektronicznego:
 dla dokumentów w formacie „pdf” zaleca się podpis w formatem PAdES,
 dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać formatem XAdES.
b) odnośnie podpisu osobistego (zaawansowanego podpisu elektronicznego składanego
z wykorzystaniem e-dowodu):
 dla dokumentów w formacie „pdf” lub „xml” zaleca się podpis wewnętrzny (otoczony),
 dokumenty w formacie innym niż „pdf” zaleca się podpisywać podpisem zewnętrznym lub otaczającym.
c) odnośnie podpisu zaufanego:
 wielkość dokumentów nie może przekraczać 10 MB, dostępny format podpisu „xml”.
11. Za datę wpływu oferty, oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji przyjmuje się datę ich wczytania do Platformy.
12. Informacja na temat specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania
i oznaczania czasu odbioru danych:
a) szyfrowanie za pomocą protokołu TLS;
b) formularze dostępne są w formacie HTML z kodowaniem UTF-8;
c) wszelkie operacje opierają się o czas serwera i dane zapisywane są z dokładnością
co do setnej części sekundy;
d) pliki oferty wczytane przez wykonawcę na Platformę i zapisane, widoczne są
w Platformie jako zaszyfrowane, możliwość otwarcia plików dostępna jest dopiero
po odszyfrowaniu przez zamawiającego po upływie terminu otwarcia ofert;
e) oznaczenie czasu odbioru danych przez Platformę stanowi przypiętą do dokumentu elektronicznego datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss), znajdującą się po lewej stronie dokumentu w kolumnie „Data przesłania”.
13. Zamawiający, określa niezbędne wymagania sprzętowo - aplikacyjne umożliwiające pracę na Platformie tj.:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej
niż 4/1 mb/s,
2) komputer klasy PC lub lub Mac, o następującej konfiguracji: pamięć RAM min. 8 GB, procesor Intel IV 4GHz, jeden z systemów operacyjnych: MS Windows 7, Mac OS x 10.4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna najnowsza wersja przeglądarki internetowej; w przypadku Internet Explorer minimalnie wersja 11.0.
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program obsługujący stosowane przez wykonawcę formaty plików (np. Acrobat Reader dla plików w formacie .pdf).
Zamawiający zaleca wczytywanie na Platformę plików w maksymalnym rozmiarze do 100 MB. Szczegółowe informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych zawarto w SWZ.

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://uplublin.eb2b.com.pl

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o danych) (Dz. Urz. UE L 119 z dnia 4 maja 2016 r., str. 1; zwanym dalej „RODO”) informujemy, że:
1) administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie ul. Akademicka 13, 20-950 Lublin;
2) inspektorem ochrony danych osobowych w Uniwersytecie Przyrodniczym w Lublinie jest Pani Anna Buchlińska - Brzozowska, e-mail anna.buchlinska@up.lublin.pl, tel. 81 445-60-12,
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego,
4) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art.18 oraz art. 74 ustawy P.Z.P.
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 5 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 5 lat, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy (w przypadku dofinansowania zamówienia ze środków UE okres ten wynosi 10 lat);
6) obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisanych ustawy P.Z.P., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego
7) w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8) posiada Pani/Pan:
a) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą PZP oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);
c) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem okresu trwania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu oraz przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego);
d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9) nie przysługuje Pani/Panu:
a) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
b) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
c) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
10). Wykonawca składając Ofertę oświadcza, że spełnia obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych (RODO), tj.:
− oświadcza, że przekazuje dane osobowe dotyczące wyłącznie Wykonawcy lub zachodzi wyłączenie stosowania obowiązku informacyjnego przez Zamawiającego stosownie do art. 13 ust. 3 lub art. 14 ust. 5 RODO.
− oświadcza, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 RODO wobec osób fizycznych od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu i przekazał Zamawiającemu.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: EZ-p/TP/17/2021

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

Wykonanie usługi obsługi konferencji, obejmującej usługę hotelową, gastronomiczną, catering oraz organizację uroczystego bankietu w ramach Ogólnopolskiej Konferencji Naukowej "Rola Inżynierii rolniczej i inżynierii środowiska w rozwoju rolnictwa zrównoważonego".

4.2.6.) Główny kod CPV: 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji

4.2.7.) Dodatkowy kod CPV:

55000000-0 - Usługi hotelarskie, restauracyjne i handlu detalicznego

55100000-1 - Usługi hotelarskie

55110000-4 - Hotelarskie usługi noclegowe

55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

55400000-4 - Usługi podawania napojów

55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków

55520000-1 - Usługi dostarczania posiłków

79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: od 2021-09-26 do 2021-09-28

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Kryterium ceny oraz kryteria jakościowe

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 60

Kryterium 2

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Odległość między miejscem konferencji (ul. Głęboka 28, 20-612 Lublin) a pomieszczeniami Wykonawcy.

4.3.6.) Waga: 20

Kryterium 3

4.3.4.) Rodzaj kryterium:

4.3.5.) Nazwa kryterium: Data przesłania przez Zamawiającego ostatecznej liczby rezerwacji łącząca się z możliwością odwołania rezerwacji bez ponoszenia kosztów przez Zamawiającego

4.3.6.) Waga: 20

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Nie

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: odpis lub informacja z Krajowego Rejestru Sądowego lub z Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 4 Pzp, sporządzonych nie wcześniej niż 3 miesiące przed jej złożeniem, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji.

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2021-08-20 10:00

8.2.) Miejsce składania ofert: Ofertę wraz z wymaganymi dokumentami należy złożyć za pośrednictwem Platformy Zamawiającego pod adresem: https://uplublin.eb2b.com.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2021-08-20 10:30

8.4.) Termin związania ofertą: do 2021-09-18